Corporate Events
Tu ești gazda.
Noi suntem echipa ta externă, implicată ca un departament intern.
Când organizezi un eveniment pentru compania ta, există o presiune mare asupra rezultatului și, de multe ori, presiunea este data de lucrurile care pot să nu meargă bine în ziua respectivă și care se pot răsfrânge asupra ta, ca organizator.
Preluăm responsabilitatea organizării, printr-un sistem pus la punct în cei 20 de ani de experiență, pentru ca tu să fii gazda evenimentului, nu managerul furnizorilor.
De la o conferință cu sute de participanți până la o petrecere de final de an sau o zi de team building, fiecare tip de eveniment vine cu un fel diferit de organizare și soluții, de asemenea, diferite. Mai jos găsești cele patru direcții pe care le acoperim, fiecare cu specificul său.
20
de ani în corporate
travel și events
Acreditare
IATA TIDS
Certified Incentive
Specialist
Membri activi
SITE Global
Patru feluri de a aduna oamenii companiei
Fiecare tip de eveniment are pagina lui cu detalii, întrebări frecvente și exemple.
02 Evenimente Internaționale
Evenimente corporate în destinații cunoscute, dar în locații pe care puțini le văd din interior. Putem aduce participanți din toată lumea prin zboruri comerciale sau putem organiza chartere. În funcție de obiective, putem alege cazări de orice tip, inclusiv rezervarea completă (buyout) a unui hotel. Totul personalizat, așa că putem discuta fie că este vorba despre un hotel mic sau de o insulă întreagă, dacă așa cere evenimentul.
“
Transparența în costuri și alinierea reală la interesele noastre ca și client au contribuit, în timp, la construirea unei încrederi solide - poate cel mai valoros element într-un parteneriat de lungă durată.
Andreea Buraga · Marketing Director, Network One Distribution
Ce câștigi când îl delegi către noi
Un eveniment corporativ se poate organiza și intern. Întrebarea este cu ce cost ascuns - de timp, de risc, bani.
01 Un singur punct de coordonare
Un eveniment înseamnă uneori zeci de furnizori - locație, catering, producție tehnică, transport, divertisment. Poți fi gazda care își vede de invitați și de obiectivul evenimentului, în timp ce noi ne ocupăm de logistica acestuia.
Pentru majoritatea clienților noștri, preluăm relația cu toți furnizorii, ca tu să ai un singur interlocutor în caz că dorești să întrebi ceva, nu o listă de numere de telefon de gestionat în seara evenimentului.
02 Buget transparent
Vezi de la început unde se duce fiecare sumă și unde ai un spațiu de ajustare dacă se schimbă ceva - numărul de invitați, data, cerințele. Fără costuri care apar pe parcurs și fără surprize neplăcute la final.
03 Acces direct la oamenii care decid
Lucrezi direct cu fondatorii sau cu oameni care pot decide pe loc, nu cu un intermediar care escaladează mai departe. Iar când ceva se schimbă de la o zi la alta, ne ocupăm cu prioritate, fără să o transformăm în problema ta.
04 Recapitulare înainte de eveniment
Înainte de fiecare eveniment primești un document de recapitulare, ca să știi exact ce urmează - program, furnizori, responsabilități, timing. Nu afli pe parcurs, vezi totul dinainte.
Domenii în care știm dinainte ce funcționează
Organizăm evenimente pentru companii din distribuție, IT, medical și stomatologie, FMCG și agricultură - de la lansări de produs până la întâlniri de management și dealer meetings. Sunt domenii și formate în care am construit experiență în mod susținut și știm dinainte ce funcționează și ce nu.
“
Dorim să subliniem în mod special profesionalismul și atenția la detalii de care ați dat dovadă în fiecare etapă a organizării evenimentelor. Organizarea a decurs fără probleme, iar suportul vostru a fost esențial pentru succesul acestora. Ne bucurăm să avem un partener atât de dedicat și de încredere. Vom continua cu siguranță să apelăm la serviciile voastre pentru evenimentele noastre viitoare.
Daniela Drăgan · Payroll, Human Administration & Benefits Specialist, National Administrative Leader, Decathlon
Ce ne întreabă clienții cel mai des
Nu putem afișa un preț fix, pentru că un eveniment se construiește în jurul mai multor variabile: numărul de participanți, locația, durata, nivelul de producție și serviciile pe care le incluzi. Îți construim un buget detaliat de la început, în care vezi unde se duce fiecare sumă și unde ai spațiu de ajustare, ca să decizi în cunoștință de cauză.
Costul rămâne cel contractat, pentru că o mare parte dintre servicii sunt angajate dinainte față de furnizori și rezervate pe baza numărului comunicat. De aceea lucrăm cu estimări realiste și confirmări din timp, ca diferența dintre invitați și prezenți să fie cât mai mică. După eveniment, dacă este util, ne uităm împreună la ce a dus la absențe și cum pot fi evitate data viitoare.
Conform condițiilor contractuale, care acoperă nu doar înțelegerea cu locația, ci și cu ceilalți furnizori implicați - fiecare cu propriile reguli și termene. Acolo unde apar costuri deja angajate, facem tot ce este posibil să recuperăm cât mai mult pentru tine. Îți comunicăm condițiile de anulare de la început, în ofertă, ca să știi exact ce implică o anulare la fiecare etapă.
În principiu, da - fee-ul acoperă munca de organizare deja făcută până în acel moment, indiferent dacă evenimentul mai are loc sau nu. În practică însă, tratăm fiecare situație în parte și ținem cont de context și de anumite variabile. Condițiile exacte sunt stabilite de la început în contract, ca să nu existe surprize de nicio parte.
Nu. Fee-ul agenției acoperă serviciile de organizare și coordonare. Cheltuielile de deplasare, cazare și masă ale echipei prezente la eveniment se facturează separat, pentru că sunt costuri reale legate de prezența noastră pe teren. Le vezi de la început în buget, transparent, fără să apară pe parcurs.
Depinde de dimensiunea și complexitatea evenimentului - de la o singură persoană de coordonare pentru un format restrâns, până la o echipă extinsă pentru evenimente cu sute de participanți, mai multe zone și program coordonat la minut. Îți spunem de la început câți oameni propunem și de ce, ca prezența noastră să fie pe măsura a ceea ce cere evenimentul.
Pe lângă rider-ul tehnic, care reprezintă cerințele tehnice necesare ale unui artist sau speaker pentru a-și susține momentul la capacitate maximă, un rider de ospitalitate este lista de cerințe pe care un artist, speaker sau furnizor de divertisment o solicită pentru a susține un moment la eveniment - de la transport, cazare, mese, până la anumite solicitări foarte specifice, dacă este cazul. Apare în bugetul tău pentru că face parte din costul real al acelui moment, iar noi ți-l arătăm separat și explicat în detaliu, ca să vezi exact pentru ce plătești și să poți decide dacă îl păstrezi ca atare sau îl ajustăm.
Da, prin partenerii noștri de comunicare. Dincolo de organizarea propriu-zisă, putem acoperi și partea de promovare a evenimentului - de la comunicare și PR până la activări de brand și colaborări cu creatori de conținut. Lucrăm în funcție de obiectivul tău și de audiența pe care vrei să o atingi, așa că discutăm întâi ce vrei să obții și construim de acolo.
Date de identificare · BIZTOUR EVENTS S.R.L. · Str. Difuzorului nr. 10, Etaj 1, Sector 1, București · CIF RO39542619 · Nr. Reg. Comerțului J2018001800138
Certificat de înregistrare (CUI) · Licență de turism · Poliță de asigurare
