Cuprins
Externalizarea organizării unui eveniment corporate înseamnă să predai unei agenții specializate coordonarea logistică, negocierea cu furnizorii, execuția propriu-zisă și gestionarea modificărilor de ultim moment, dacă mai aveți nevoie de ceva apărut ulterior. Toate acestea, în timp ce compania își păstrează controlul asupra obiectivelor, bugetului și deciziilor de fond. Înainte de a lua această decizie, este util să înțelegi ce se schimbă concret în modul de lucru, ce rămâne în responsabilitatea ta și ce criterii separă o colaborare eficientă de una care generează mai multă muncă decât organizarea internă.
Ce înseamnă, în practică, externalizarea
Când o companie externalizează organizarea unui eveniment, agenția preia partea operațională: căutarea și negocierea cu locații, furnizori de catering, echipamente tehnice, transport și cazare, coordonarea în ziua evenimentului și gestionarea situațiilor neprevăzute. Ceea ce nu se externalizează este direcția strategică - obiectivele evenimentului și aprobarea bugetului rămân decizii interne. De multe ori, comunicarea către participanți poate fi și ea externalizată, în funcție de eveniment și de preferințele companiei.
Diferența față de organizarea internă este timpul și energia economisite, pe de o parte, însă mai sunt câteva aspecte valoroase pe care ar fi bine să le iei în calcul când decizi dacă organizezi tu sau apelezi la o echipă așa cum suntem noi.
O agenție cu experiență aduce relații deja negociate cu furnizorii, cunoaștere a capacității reale a locațiilor și un proces de lucru testat deja pe zeci de evenimente similare, lucruri greu de construit de la zero pentru o echipă care organizează un eveniment de amploare o dată sau de două ori pe an.
Semnele că este momentul potrivit să externalizezi
Câteva situații în care externalizarea aduce, fără dubiu, un beneficiu:
- Evenimentul depășește capacitatea echipei interne de a-l coordona fără să afecteze activitatea curentă
- Compania nu are relații deja negociate cu furnizori relevanți pentru tipul respectiv de eveniment
- Evenimentul are o componentă internațională sau logistică complexă (participanți din mai multe țări, transferuri multiple, cerințe tehnice speciale)
- Echipa internă a organizat deja un eveniment similar și a întâmpinat probleme de coordonare sau depășiri de buget greu de gestionat sau explicat ulterior
Dacă niciuna dintre aceste situații nu se aplică și evenimentul este de dimensiuni mici, cu furnizori deja cunoscuți, organizarea internă poate rămâne varianta potrivită. În cazul în care măcar una dintre situațiile de mai sus este regăsită în compania ta, este recomandat să iei în calcul o agenție.
Ce să verifici înainte de a alege o agenție
Nu toate agențiile de evenimente lucrează la fel, iar diferențele contează mai ales în etapele în care lucrurile nu merg conform planului. Te ajutăm cu câteva criterii de verificat înainte de a semna:
Certificările relevante pentru tipul de eveniment. Pentru evenimente cu componentă de business travel, certificări precum IATA TIDS sau CIS (Certified Incentive Specialist) arată că agenția respectă standarde recunoscute în industrie, nu doar experiența acumulată informal.
Transparența bugetară. O ofertă detaliată arată explicit ce este inclus, ce este opțional și cum se tratează componentele variabile (modificarea numărului de participanți, curs valutar, disponibilitate de ultim moment). O ofertă inițială neobișnuit de mică, fără aceste precizări, este adesea semnalul unei facturi finale mai mari decât estimarea de pornire.
Accesul la persoanele care iau decizii. Într-o colaborare pentru evenimente corporate, contează dacă poți discuta direct cu cineva care are autoritate de decizie în agenție. La polul opus, recomandăm să iei în calcul și ce înseamnă ca orice ajustare să treacă printr-un lanț lung de aprobări interne sau un call center unde mereu reiei discuția dacă răspund alte persoane.
Modul de comunicare în timpul evenimentului. Cine este punctul de contact în ziua evenimentului, cât de repede răspunde agenția la o problemă apărută pe teren și ce se întâmplă dacă un furnizor nu își respectă angajamentul. Este bine să afli aceste lucruri înainte de a lua decizia asupra agenției.
Documentația livrată înainte și după eveniment. O agenție organizată livrează, înainte și după fiecare eveniment, un document de recapitulare cu ce urmează să se întâmple, respectiv cu ce s-a întâmplat față de plan în cazul în care a fost nevoie de modificări, util pentru rapoarte interne și pentru următoarea ediție.
Ce rămâne responsabilitatea ta, indiferent de agenția aleasă
Externalizarea organizării nu transferă toată responsabilitatea către agenție. Obiectivele evenimentului, mesajele-cheie pentru participanți, aprobarea bugetului și validarea finală a programului rămân decizii care trebuie să vină din interiorul companiei, cu mențiunea că în partea de comunicare, noi ne putem aduce aportul substanțial. Cu cât aceste elemente sunt clarificate mai devreme și comunicate mai precis agenției, cu atât scade riscul de neînțelegeri și de runde repetate de clarificări în etapa de ofertare. Sau mai neplăcut, după ce evenimentul a început.
Întrebări pe care este recomandat să le adresezi unei agenții înainte de a semna
- Cum arată procesul de la primul contact până la ziua evenimentului? Dar după eveniment?
- Ce se întâmplă dacă un furnizor confirmat anulează cu puțin timp înainte de eveniment?
- Cine este persoana de contact în ziua evenimentului și care este timpul de reacție la o problemă neprevăzută?
- Ce primești după eveniment - raport, recapitulare, feedback de la participanți?
- Care sunt certificările și membership-urile relevante pentru tipul acesta de eveniment?
Răspunsurile la aceste întrebări arată, mai clar decât orice prezentare, cum funcționează agenția în practică, nu doar cum se prezintă în ofertă.
Alegerea unei agenții de evenimente corporate vizează preluarea sarcinilor operaționale, dar mai ales implică găsirea unui partener care înțelege obiectivele companiei și care lucrează asumat pentru rezultat. Verificarea certificărilor, a transparenței bugetare și a modului de comunicare înainte de semnare reduc semnificativ riscul de surprize pe parcursul colaborării.
Află mai multe despre evenimente corporate BizTour
Ai un eveniment de organizat?
